Gesetzliche Rahmenbedingungen im internationalen Zusammenhang
In seinem Vortrag zeigte Hartmann auf, dass Unternehmen zunehmend vor der Aufgabe stehen, betriebliche Flexibilitätsanforderungen, gesetzliche Rahmenbedingungen und die Wünsche der Beschäftigten miteinander in Einklang zu bringen. Dabei gewinnen moderne Arbeitszeitmodelle und digitale Planungsinstrumente stetig an Bedeutung. Er stellte das deutsche Arbeitszeitrecht den europäischen Vorgaben zur Arbeitszeitgestaltung gegenüber.
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Frage der Produktivität bei hybriden Arbeitsformen und mobilem Arbeiten. Nach Darstellung des Arbeitswissenschaftlers fehlt es in vielen Unternehmen bislang an belastbaren Kennzahlen, um Produktivität in administrativen Bereichen und im Homeoffice objektiv zu bewerten. Daher sei eine differenzierte Betrachtung erforderlich, die sowohl Arbeitsergebnisse als auch Prozessqualität berücksichtigt. Breiten Raum nahm zudem die digitale Personaleinsatzplanung ein.
Digitale Werkzeuge werden zunehmend wichtiger
Nach den Ausführungen Hartmanns gewinnen digitale Werkzeuge und Anwendungen der Künstlichen Intelligenz zunehmend an Bedeutung, um Personalbedarfe genauer zu prognostizieren, Schichtpläne effizienter zu gestalten und schneller auf betriebliche Veränderungen zu reagieren. Gleichzeitig machte der Arbeitswissenschaftler deutlich, dass die Einführung neuer Planungssoftware nicht mit dem Kauf einer Software beginnt. Vielmehr müssten Unternehmen zunächst ihre Prozesse, Zuständigkeiten, Qualifikationsanforderungen und Planungsgrundlagen kritisch analysieren. Erst wenn Ziele, Anforderungen und organisatorische Rahmenbedingungen klar definiert seien, lasse sich die passende digitale Lösung auswählen.
Besondere Bedeutung komme dabei der Qualität der zugrunde liegenden Daten zu. Personalbedarf, Arbeitszeitmodelle, Schichtsysteme sowie rechtliche und tarifliche Vorgaben müssten vor der Einführung neuer Systeme sorgfältig geprüft und aufeinander abgestimmt werden. Nach den Erfahrungen des ifaa werde dieser Vorbereitungsaufwand häufig unterschätzt. Nicht selten sei die organisatorische Vorbereitung anspruchsvoller als die spätere technische Einführung der Software.
Anhand von Praxisbeispielen zeigte Hartmann auf, dass moderne Personaleinsatzplanung nicht nur Effizienzsteigerungen ermöglicht. Ebenso wichtig seien Transparenz, Akzeptanz bei den Beschäftigten sowie die Berücksichtigung arbeitswissenschaftlicher Erkenntnisse. Erfolgreiche Projekte zeichneten sich insbesondere dadurch aus, dass Führungskräfte, Beschäftigte und Interessenvertretungen frühzeitig in den Veränderungsprozess einbezogen werden.
Qualität der Vorbereitung ist entscheidend
Das Fazit des Referenten fiel dabei eindeutig aus: Der Erfolg digitaler Personaleinsatzplanung entscheidet sich nicht in erster Linie an der Software, sondern an der Qualität der Vorbereitung, der Datenbasis und der Analyse der betrieblichen Prozesse. Nur wer diese Hausaufgaben erledigt, kann die Chancen moderner Planungswerkzeuge und von KI nachhaltig nutzen.
Die Präsentation wurde immer wieder von Phasen des Erfahrungsaustausches unterbrochen. Hier diskutierten die Teilnehmer aktuelle Fragestellungen aus ihren Unternehmen. Dabei wurde deutlich, dass flexible Arbeitszeitmodelle und digitale Personaleinsatzplanung für viele Betriebe wichtige Instrumente sein können, um Wettbewerbsfähigkeit, Arbeitgeberattraktivität und Beschäftigteninteressen gleichermaßen zu stärken.
